Datenschutz­informationen zur Hochzeitsreportage

Fassung: 2026-11-09

Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlich für die nachfolgend beschriebene Verarbeitung ist Robin Strotmer, Strotmer Fotografie, Auf dem Beul 12, 57489 Drolshagen, Deutschland. Ihr erreicht mich unter info@strotmer-fotografie.de und telefonisch unter 0170 9657253. Diese Informationen gelten für das Paar und für andere Personen, deren Daten im Zusammenhang mit dem Auftrag verarbeitet werden, insbesondere Hochzeitsgäste.

Verarbeitete Daten und ihre Herkunft

Ich verarbeite die für Anfrage und Auftrag erforderlichen Namen, Kontakt- und Vertragsdaten, Angaben zu Terminen, Orten, Ablauf, Fotowünschen und Zahlungen sowie die im Auftrag entstehenden Bilddateien und technischen Bilddaten. Informationen erhalte ich von den betroffenen Personen selbst, vom Paar, von benannten Ansprechpersonen und durch meine Aufnahmen. Bei der Nutzung der Onlinegalerie fallen außerdem technisch erforderliche Verbindungs- und Nutzungsdaten an. Dazu können insbesondere IP-Adresse, Abrufzeit, Browserangaben und Informationen über den Galerieabruf gehören.

Zwecke und Rechtsgrundlagen

Die Bearbeitung einer auf einen Auftrag gerichteten Anfrage, Vorbereitung, fotografische Begleitung, Bearbeitung, Lieferung, vereinbarte Bereithaltung und Abrechnung erfolgen hinsichtlich der Auftraggeber auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO.

Dokumentarische Gästeaufnahmen und ihre zugangsgeschützte Bereitstellung an das Paar beruhen auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO, soweit die Interessenabwägung diese Verarbeitung erlaubt. Die berechtigten Interessen bestehen in einer persönlichen Erinnerungsreportage des Paares und ihrer vereinbarten Erstellung. Dabei berücksichtige ich insbesondere die private Situation, die Erwartungen der Gäste, das konkrete Motiv, den vorgesehenen Empfängerkreis und erkennbare Schutzinteressen. Aus der bloßen Teilnahme an der Hochzeit wird keine Einwilligung abgeleitet. Für Aufnahmen oder Verwendungen, die eine Einwilligung benötigen, hole ich diese gesondert ein; Rechtsgrundlage ist dann Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO.

Kinder genießen besonderen Schutz. Für gezielte erkennbare Kinderaufnahmen hole ich zuvor die erforderliche Zustimmung der Sorgeberechtigten ein und beachte den Willen des Kindes. Eine Zustimmung des Paares ersetzt die erforderliche Zustimmung anderer betroffener Personen oder Sorgeberechtigter nicht.

Soweit eine konkret vorgesehene Verarbeitung besondere Kategorien personenbezogener Daten betrifft, insbesondere Angaben zu Gesundheit, Religion oder sexueller Orientierung, ist zusätzlich eine passende Grundlage nach Art. 9 DSGVO erforderlich. Für entsprechend sensible, gewünschte Aufnahmen wird erforderlichenfalls eine gesonderte ausdrückliche Einwilligung eingeholt. Eine allgemeine Vertragsunterschrift ersetzt sie nicht.

Der sichere Betrieb der verwendeten Systeme, die Bearbeitung allgemeiner Rückfragen und die notwendige Sicherung oder Durchsetzung konkreter Rechtsansprüche beruhen auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Die Interessen liegen in IT-Sicherheit, zuverlässiger Kommunikation und wirksamem Rechtsschutz. Gesetzliche Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO erfüllt.

Eine eigene werbliche Veröffentlichung erfolgt nur aufgrund einer gesonderten freiwilligen Einwilligung. Der Auftrag und die Bereitstellung einer privaten Galerie enthalten keine Werbefreigabe.

Empfänger und eingesetzte Dienste

Die fertigen Bilder und Zugangsinformationen erhalten zunächst ausschließlich die beiden Auftraggeber. Eine Galerieerweiterung wird gesondert abgestimmt. Notwendige Daten können ferner beauftragte technische Dienstleister, eine mit Zustimmung eingesetzte fotografische Vertretung sowie, soweit für ihren Auftrag erforderlich, steuerliche oder rechtliche Berater erhalten. Behörden erhalten Daten nur bei entsprechender rechtlicher Grundlage.

Für die private Onlinegalerie setze ich Pixieset Media Inc., Kanada, ein. Verarbeitet werden die hochgeladenen Bilder, zugehörige Angaben und für die Bereitstellung erforderliche Zugangsdaten sowie technische Nutzungsdaten. Die für diesen Dienst maßgeblichen Verarbeitungsländer sind: Pixieset Client Gallery wird von Pixieset Media Inc. mit Sitz in Kanada bereitgestellt. Für Speicherung, Bereitstellung und technische Betreuung setzt Pixieset eigene Systeme und technische Dienstleister ein. Dabei können personenbezogene Daten außerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden. Eine ausschließlich deutsche oder europäische Speicherung und Betreuung ist nicht zugesichert. Der Unternehmenssitz in Kanada bezeichnet nicht sämtliche Speicher- und Supportstandorte.. Die konkret zugrunde gelegten Garantien und Rechtsgrundlagen für Übermittlungen außerhalb der EU beziehungsweise des EWR sind: Empfänger ist Pixieset Media Inc., Kanada. Pixieset verarbeitet die für die Kundengalerie bereitgestellten Bilder und zugehörigen Daten als Auftragsverarbeiter nach dem in seine Nutzungsbedingungen einbezogenen Data Processing Addendum. Zur Bereitstellung werden insbesondere Dienstleister für Hosting, Inhaltsauslieferung, Support und Sicherheit eingesetzt.

Für internationale Übermittlungen aus dem Europäischen Wirtschaftsraum verweist Pixieset in seiner Datenschutzerklärung auf EU-Standardvertragsklauseln. Die veröffentlichten Vertragsgrundlagen sind unter https://pixieset.com/dpa/ und https://pixieset.com/privacy/ abrufbar. Die aktuelle Unterauftragnehmerliste stellt Pixieset auf Anfrage an privacy@pixieset.com bereit..

Für die Bildbearbeitung nutze ich Anwendungen von Adobe Creative Cloud. Anbieter für den hier eingesetzten Vertrag ist Adobe Systems Software Ireland Limited, Irland. Die tatsächlich verwendeten Anwendungen, lokalen und servergestützten Funktionen sowie die dabei verarbeiteten Daten sind: Die Bildauswahl und Bildbearbeitung erfolgen überwiegend mit Adobe Lightroom Classic auf meinen eigenen Geräten. Für gelegentliche mobile und geräteübergreifende Bearbeitungen nutze ich zusätzlich Adobe Lightroom mit Cloud-Synchronisierung. Dabei werden die hierfür verwendeten Bilder, Metadaten und Bearbeitungseinstellungen in der Adobe-Cloud verarbeitet. Die Anwendungen nutze ich im Rahmen eines Creative-Cloud-Pro-Abonnements.

Neben üblichen Bildkorrekturen verwende ich KI-gestütztes Entrauschen, Personenmasken und generative Retuschefunktionen zum Entfernen, Füllen oder Erweitern von Bildinhalten. Bei servergestützten Funktionen werden die erforderlichen Bilddaten und Bearbeitungsvorgaben an die eingesetzten Dienste übertragen.

Personenmasken dienen der Bearbeitung einzelner Bildbereiche. Eine automatische Wiedererkennung und Gruppierung derselben Person über mehrere Bilder setze ich nicht ein. Die Adobe-Inhaltsanalyse zur Produktverbesserung ist deaktiviert.. Die zugehörigen Empfänger, Verarbeitungsländer und gegebenenfalls Drittlandgarantien sind: Empfänger ist Adobe Systems Software Ireland Limited, Irland. Für Cloud-Speicherung, Synchronisierung und servergestützte Bildbearbeitung können weitere Adobe-Gesellschaften und technische Unterauftragnehmer eingesetzt werden. Adobe nennt insbesondere Irland, die USA und Indien als wesentliche Verarbeitungsorte.

Nach seinen veröffentlichten Datenschutzbedingungen nutzt Adobe für internationale Übermittlungen insbesondere EU-Standardvertragsklauseln und einschlägige Angemessenheitsbeschlüsse. Für entsprechend erfasste Übermittlungen an zertifizierte US-Empfänger kommt das EU-US Data Privacy Framework zur Anwendung.

Informationen zu den Übermittlungsmechanismen, zum Bezug der zugehörigen Unterlagen und zu den Unterauftragnehmern veröffentlicht Adobe unter https://www.adobe.com/privacy/eudatatransfers.html und https://www.adobe.com/privacy/sub-processors.html..

Die Website wird über domainfactory GmbH, Deutschland, bereitgestellt. Das Postfach wird über den dort gebuchten Dienst Professional E-Mail powered by Titan betrieben. Dabei können insbesondere Absender, Empfänger, Nachrichteninhalte und technische Zustelldaten verarbeitet werden. In die Dienstleistungskette ist Titan Solution Ltd SEZC, Kaimaninseln, eingebunden. Die für den Auftrag maßgeblichen Verarbeitungsorte, Empfänger und Drittlandgarantien sind: Für die geschäftliche E-Mail-Kommunikation nutze ich Professional E-Mail powered by Titan über die domainfactory GmbH, Deutschland. Beteiligt ist Titan Solution Ltd SEZC mit Sitz auf den Kaimaninseln. Verarbeitet werden insbesondere Absender- und Empfängerangaben, Nachrichteninhalte, Anhänge und technische Versanddaten.

DomainFactory nennt Frankfurt am Main als Serverstandort und weist zugleich auf weitere Verarbeitungen außerhalb Deutschlands und Europas hin. Titan verweist in seinem veröffentlichten Data Processing Addendum unter den dort beschriebenen Voraussetzungen auf EU-Standardvertragsklauseln.

Zum Abrufen und Versenden verwende ich Apple Mail und Microsoft Outlook. Bei Outlook auf iOS werden Postfachdaten zusätzlich mit Microsoft-Servern synchronisiert. Dabei können Microsoft Ireland Operations Limited, Irland, und weitere Microsoft-Gesellschaften, auch in den USA, beteiligt sein. Microsoft nennt für internationale Übermittlungen insbesondere EU-Standardvertragsklauseln und das EU-US Data Privacy Framework im jeweils anwendbaren Umfang.

Weitere Informationen sind unter https://www.df.eu/de/datenschutz/, https://support.titan.email/hc/en-us/articles/5526041683225-Data-Processing-Addendum und https://www.microsoft.com/de-de/privacy/privacystatement abrufbar..

Für Vertrags-, Rechnungs- und Zahlungsverwaltung werden folgende Systeme und gegebenenfalls externe Dienstleister eingesetzt: Für die Vertrags-, Rechnungs- und Zahlungsverwaltung verwende ich eine eigene Anwendung auf meinem DomainFactory-Webspace. Verarbeitet werden Namen, Anschriften, E-Mail-Adressen, freiwillige Telefonnummern, Aufenthaltsland und Angaben zur Volljährigkeit sowie Termine, Veranstaltungsorte, Leistungen, Preise, Vertragsfassungen, Rechnungsbezüge und erforderliche Kommunikationsnachweise.

Datenbank, Vertragsunterlagen und Belege liegen in zugriffsbeschränkten Bereichen des Hostingkontos außerhalb des öffentlichen Webverzeichnisses. PDFs werden unmittelbar auf dem Server erzeugt. Der E-Mail-Versand erfolgt nach meiner Auslösung über das SMTP-Relay des Hostinganbieters. Das Vertragsmodul überträgt keine Daten unmittelbar an Pixieset, Adobe oder einen Signaturdienst.

Ein täglicher Anwendungslauf erstellt eine Sicherung der Verwaltungsdatenbank und des Belegarchivs im selben Hostingkonto. Bei erfolgreichem Lauf werden die zugehörigen regulären Sicherungsdateien, die älter als 30 Tage sind, entfernt.. Der verwendete Abschluss- und gegebenenfalls Signaturprozess einschließlich zusätzlicher Empfänger und verarbeiteter Nachweisdaten ist: Der Vertragsabschluss erfolgt durch Austausch der Vertragsunterlagen und Erklärungen per PDF und E-Mail. Die Erklärungen beider Auftraggeber zur jeweiligen Vertragsfassung, meine Annahme und deren Zugang bei beiden Auftraggebern werden in der Verwaltung manuell dokumentiert.

Gespeichert werden die betroffene Person, die Vertragsfassung, der Kommunikationsweg, der angegebene Ereigniszeitpunkt und der serverseitige Erfassungszeitpunkt. Erforderliche Nachweise können als Freitext sowie als PDF-, Bild- oder E-Mail-Dateien hinterlegt werden.

Eine Kundenbestätigung im Browser, eine elektronische Signaturfunktion und ein externer Signaturdienst werden nicht eingesetzt. Die Anwendung erfasst in den Vertragsereignissen keine IP-Adresse als gesondertes Nachweismerkmal. Davon unabhängig entstehen beim Zugriff auf die Verwaltung technische Zugriffs- und Sicherheitsdaten..

Kopien oder nähere Informationen zu den jeweils genannten Übermittlungsgarantien können unter info@strotmer-fotografie.de angefordert werden. Eine Zustimmung zu beliebigen Drittlandübermittlungen wird mit diesen Informationen nicht verlangt.

Speicherdauer und Löschung

Die vollständige Galerie sowie die fertigen JPG-Dateien und bei ihrer Bereitstellung noch vorhandenen RAW-Dateien werden für zwölf Monate ab Bereitstellung der vollständigen Galerie für den vereinbarten Auftrag aufbewahrt. Dies ermöglicht den Download, eine erneute Bereitstellung innerhalb dieses Zeitraums und die Bearbeitung erforderlicher Rückfragen oder Korrekturen. RAW-Dateien bleiben intern. Offensichtlich unbrauchbare oder nicht rechtmäßig weiterzuverarbeitende Aufnahmen können bereits im Auswahlprozess aussortiert und gelöscht werden.

Nach zwölf Monaten prüfe ich im anschließenden Löschlauf, ob noch ein konkreter rechtmäßiger Speicherzweck besteht. Ohne einen solchen Zweck werden Galerie und lokale Bilddateien innerhalb eines weiteren Monats gelöscht. Eine lediglich mögliche spätere Nachfrage, ein abstraktes Interesse an Beweismitteln oder freier Speicherplatz rechtfertigen kein unbegrenztes Vollarchiv.

Sind bestimmte Dateien zur Klärung einer konkreten Beanstandung, zur Geltendmachung oder Abwehr konkreter Ansprüche oder zur Erfüllung einer gesetzlichen Pflicht erforderlich, werden nur die dafür benötigten Daten gesondert und zugriffsbeschränkt aufbewahrt. Die Erforderlichkeit wird regelmäßig und bei Erledigung des Vorgangs erneut geprüft. Nach Wegfall des Zwecks und einschlägiger Aufbewahrungsgründe werden diese Daten gelöscht. Eine gesondert vereinbarte längere Bildaufbewahrung setzt einen bestimmten Zweck und eine dafür tragfähige Rechtsgrundlage auch hinsichtlich abgebildeter Dritter voraus.

Sicherheitskopien dienen der Wiederherstellung nach technischen Störungen. Aus den aktiven Systemen gelöschte Bilddaten werden innerhalb von 30 Tagen auch aus den rollierenden eigenen Sicherungen entfernt beziehungsweise überschrieben. Sie werden bis dahin nicht für andere Zwecke verwendet. Bei einer Wiederherstellung werden bereits wirksame Löschungen erneut angewendet. Für Löschläufe, Papierkörbe und verbleibende Sicherungen eingesetzter Dienstleister gilt: Die vollständige Pixieset-Galerie sowie die aufbewahrten fertigen JPG-Dateien und vorhandenen RAW-Dateien werden zwölf Monate ab Bereitstellung der vollständigen Galerie aufbewahrt. Besteht anschließend kein konkreter rechtmäßiger weiterer Speicherzweck, erfolgt die Löschung innerhalb des folgenden Monats. Dabei werden auch zugehörige Cloud-Arbeitskopien berücksichtigt.

Gelöschte Pixieset-Galerien und gelöschte Bilder in Lightroom Cloud können zunächst bis zu 30 Tage im jeweiligen Papierkorb wiederherstellbar bleiben. Ich veranlasse die endgültige Entfernung aus diesen Papierkörben rechtzeitig innerhalb der für den Bildbestand geltenden Löschfrist.

Davon zu unterscheiden sind interne Sicherungskopien der Anbieter. Pixieset sieht für verbleibende Daten auf Sicherungsservern eine Sperre weiterer Verarbeitung vor, soweit keine gesetzliche Ausnahme greift. Adobe weist darauf hin, dass Kopien gelöschter Inhalte vorübergehend in routinemäßigen Sicherungen verbleiben können. Diese Sicherungen verlängern nicht die vereinbarte Bereitstellung der Galerie..

Rechnungen und Buchungsbelege werden grundsätzlich acht Jahre, aufbewahrungspflichtige Geschäftsbriefe grundsätzlich sechs Jahre und gegebenenfalls aufbewahrungspflichtige Bücher und Abschlussunterlagen zehn Jahre aufbewahrt. Fristbeginn und mögliche Verlängerungen richten sich nach den gesetzlichen Vorgaben. Vertragsunterlagen werden nach ihrer tatsächlichen rechtlichen und steuerlichen Funktion aufbewahrt. Diese Pflichten begründen keine pauschale Aufbewahrung sämtlicher Hochzeitsbilder. Technische Protokolle der eingesetzten Dienste werden nach folgenden Fristen oder zweckbezogenen Kriterien gelöscht: Für die von mir verwalteten technischen Protokolle gilt eine mindestens monatliche Prüfung der weiteren Erforderlichkeit. Zugriffs-, Fehler-, Wartungs- und Mailworker-Protokolle werden gelöscht, sobald sie für die Kontrolle des Betriebs, die Fehlerbehebung oder die Untersuchung eines konkreten Sicherheitsvorfalls nicht mehr benötigt werden. Bei konkreten Vorfällen bleiben nur die hierfür erforderlichen Angaben bis zum Abschluss der Untersuchung und gegebenenfalls zur Durchsetzung oder Abwehr damit zusammenhängender Ansprüche erhalten.

Aus IP-Adressen abgeleitete Hashwerte zur Begrenzung von Anmeldeversuchen werden in diese Prüfung einbezogen. Vertragsereignisse und erforderliche Versand- beziehungsweise Zustellnachweise werden als Geschäftsunterlagen nach den hierfür geltenden Aufbewahrungs- und Löschregeln behandelt.

Der Hostinganbieter verarbeitet in Webserver-Zugriffsprotokollen insbesondere IP-Adressen, Zeitstempel, Anfragepfade und Browserangaben. Für hostinginterne Protokolle sowie technische Protokolle von Pixieset, Adobe und den E-Mail-Dienstleistern gelten deren jeweilige dienstbezogene Aufbewahrungsregeln für Betrieb, Sicherheit und Support..

Gesondert freigegebene Veröffentlichungsbilder und der Einwilligungsnachweis werden nach den in der Freigabe genannten Zwecken und Zeiträumen behandelt. Ein Widerruf wird berücksichtigt. Erforderliche Nachweise über eine frühere rechtmäßige Verwendung können anschließend beschränkt für konkrete Nachweis- und Rechtsverteidigungszwecke gespeichert werden.

Nachweise bei einer besonderen Umbuchung

Bei einem konkret beantragten Umbuchungsanspruch genügt eine datensparsame geeignete Bestätigung. Bitte übermittelt keine Diagnosen oder umfassenden Gesundheitsunterlagen und schwärzt Angaben, die für die Bestätigung nicht erforderlich sind. Soweit unvermeidbar Gesundheitsdaten verarbeitet werden, dient dies der Prüfung und Ausübung dieses konkreten vertraglichen Anspruchs; Grundlage ist zusätzlich Art. 9 Abs. 2 Buchst. f DSGVO. Hinsichtlich der Auftraggeber gilt Art. 6 Abs. 1 Buchst. b, hinsichtlich erforderlicher Angaben über Dritte Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.

Regelmäßig genügt eine Einsichtnahme. Die Unterlage wird anschließend zurückgegeben oder gelöscht und nur das Ergebnis der Prüfung mit Datum dokumentiert. Nur bei einem konkreten Streit werden unbedingt erforderliche Nachweise gesondert und bis zur Klärung beziehungsweise für die einschlägige Rechtsverteidigung aufbewahrt.

Eure Rechte

Nach den gesetzlichen Voraussetzungen bestehen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Widerspruchsrecht: Gegen eine auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO gestützte Verarbeitung kann aus Gründen der besonderen persönlichen Situation jederzeit Widerspruch eingelegt werden. Die betreffende Verarbeitung wird dann eingestellt, sofern nicht zwingende schutzwürdige Gründe oder die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen entgegenstehen. Wer nicht fotografiert werden möchte, kann mir dies unabhängig davon einfach vorab oder vor Ort mitteilen. Gegen eine Verarbeitung für Direktwerbung besteht ein jederzeitiges Widerspruchsrecht ohne Begründung.

Beschwerden sind bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde möglich, insbesondere am Wohnort, am Arbeitsplatz oder am Ort des vermuteten Verstoßes. Für Nordrhein-Westfalen ist dies die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, https://www.ldi.nrw.de/.

Für den Auftrag notwendige Kontakt-, Leistungs- und Abrechnungsdaten werden benötigt, um den Vertrag schließen und erfüllen zu können. Einwilligungen in zusätzliche Verarbeitungen, insbesondere Werbung, sind freiwillig. Gäste müssen keinen Fotografenvertrag abschließen. Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung statt.

Textgrundlage 09.11.2026 · Betriebliche Angaben, Fassung 2